اداره و مدیریت چیست؟
9197685104
بهزاد حسین عباسی
مشاور مدیریت بازاریابی و فروش
سخنران مدیریت مدرس مدیریت استاد مدیریت ارتباط با مشتری
مدرس بازاریابی
معلم بازاریابی
مدرس فروش برندینگ مدرس اصول و فنون مذاکره زبان بدن
هماهنگی جهت برگزاری سمینارهای سازمانی
9197685104
behzadabbasi.ir
فصل اول: عمومیات
1- تعریف اداره
برای درک درست اداره، ما ضرورت به تعریف‌هایی داریم تا برای ما مجسم سازد که اداره چیست؟
علمای سابق، اداره را سازمان یا دستگاهی می‌دانستند که در آن افراد تحت یک نظام خاص دور هم جمع شده و اهداف آن اداره را از طریق تقسیم وظایف و مسوولیتهای هر فرد در آن، به صورت مجموعی، وظایف کلی آن را در حدود لایحه وظایف مشخص و معین انجام می‌دادند.
پس در یک اداره چند عنصر قابل ملاحظه می‌باشد:
عنصر اصلی اداره را افراد تشکیل می‌دهد. هدف ما از ذکر کلمه افراد در این مورد، عبارت از کارمندانی است که در یک قالب مشخص یعنی یک سازمان تثبیت شده، در محدوده‌‌های که از طریق قانون در سازمان‌های عامه و در یک اساسنامه در سازمان‌های خصوصی تعین شده، برای برآوردن اهداف مشخص از طریق مساعی مشترک اجرای وظیفه می‌نمایند.
بناءً اداره در یک چارچوب معین تاسیس و توسط افراد کارمند وظایف شان را از طریق تقسیم کار در یک محدوده‌ای معینی که برای شان مشخص شده به غرض برآوردن اهداف تثبیت‌شده آن انجام می‌دهند. پس در یک اداره چند عنصر قابل ملاحظه می‌باشد. عنصر اصلی اداره را افراد تشکیل می‌دهد. هدف ما از ذکر کلمۀ افراد، در این مورد، عبارت از کارمندانی است که در یک قالب مشخص یعنی یک سازمان تثبیت شده، در محدوده‌ای که از طریق قانون در سازمان‌های عامه و در یک اساسنامه در سازمان‌های خصوصی تعیین شده، برای برآوردن اهداف مشخص، از طریق مساعی مشترک اجرای وظیفه می‌نمایند. افرادی که در یک سازمان دور هم جمع می‌شوند حتمی نیست که اداره یا سازمان را تشکیل بدهند. به طور مثال وقتی در یک بس چندین نفر سوار شود از ولایت کابل غرض اشتراک در جشن نوروزی شاه اولیا حضرت علی(ک ر) به مزار شریف سفر می‌کنند و در راه این بس بنابر عوارض در سالنگ خراب می‌شود، تمام افرادی که در این بس مسافر اند دست به هم داده تلاش دارند تا بس ترمیم و به سر منزل شان به مزارشریف برسند که در نهایت به این کار موفق می‌شوند و مزارشریف می‌رسند و بعداً هرکدام به طرف خانۀ خود می‌روند. از این مثال چند چیز آموخته می‌شود. اولاً دیدیم که مردم به حیث یک گروپ که جز ترمیم بس کدام هدف سازمانی نداشتند دور هم جمع و در ترمیم موتر با دریور همکاری می‌نمایند. ثانیاً هدفی هم وجود داشت که، عبارت بود از ترمیم بس و رسیدن به سر منزل مقصود. ولی چیزی که در این گروپ وجود نداشت، دوام همکاری در اجتماع متجانس و هدف دراز مدت. پس گفته می‌توانیم که در یک سازمان اجتماع افراد، برای انجام اهداف معینة سازمانی، بر مبنای پلان تعیین شده‌ای قبلی و در حدود مجوز قانونی یا سازمانی که مورد تأیید مجمع عمومی قرار گرفته، افراد دور هم جمع شده در حدود وظایف معینه و قبول مسؤولیت در یک زمان تحت رهبری یک شخص معین یا مجمع عمومی وظایف محوله را انجام می‌دهند. در مثال بس، همکاری پلان شده نبود، موضوع آمر و کارمند وجود نداشت و اهداف به صورت قبلی تعیین نشده بود، ولی از مثال بس چیزی که می‌توان آموخت این است که اجتماع افراد برای یک هدف موقت به‌میان آمده بود ولی در سازمان اداری، اجتماع افراد برای یک هدف مشخص سازمانی تحت رهبری، اداره کننده یا رهنما یا لیدر اجتماع می‌نمایند. پس در این نوع سازمان روابط عمودی و افقی به میان می‌آید. در روابط عمودی موضوع آمر و مادون مطرح است و در روابط افقی کارمندان بین هم به غرض انجام اهداف سازمانی پیوند می‌داشته باشند. با ذکر این مختصر حال باید ازسازمان تعریفی ارایه کنیم تا باشد از مفهوم اصلی سازمان آگاهی حاصل نماییم. در این نوع سازمان‌ها مراکز اوامر و نواحی وجود داشته، آنانی که جز این سازمان نباشند، حق اشتراک در آن نداشته و بین اعضا روابط متقابل وجود می‌داشته باشد با وجودی که بنابر بزرگی سازمان شناخت رویارویی وجود نمی‌داشته باشد، ولی کارمندان یک هدف را تعقیب می‌نمایند.
تعریف‌های سازمان
ریچارد داف، سازمان را چنین تعریف کرده است:
سازمان یک نهاد اجتماعی است که دارای هدف معین می‌باشد. سازمان سیستمی است که به سبب داشتن یک ساختار آگاهانه، فعالیتهای خاصی را انجام می‌دهد و دارای مرزهای شناخته شده می‌باشد. دانشمند دیگری سازمان را عبارت از تشکیلات و اداره امور یک گروه انسانی می‌داند.
ِ داوید آممپتون، سازمان را چنین تعریف میکند:
«سازمان عبارت است از دسته بندی و گروه بندی افراد در قالب‌های نظام یافته بگونه‌ای که مساعی هماهنگ شدةآن‌ها در یک محیط متغیر به صورت وسیله‌ای برای نیل به هدف‌های سازمانی درآید».
پیفنر و شیروود، از سازمان چنین تعریف ارایه می‌کنند:
«سازمان عبارت است از الگوی منظم عقلانی از روابطی که بین تعداد زیادی از افراد که وظایف پیچیده متعددی را انجام می‌دهند و کثرت تعداد آنها به حدی است که نمی‌توانند باهم در تماس نزدیک باشند، به منظور رسیدن به هدف‌های مشترک برقرار می‌شود».
سازمان را عبارت از یک فرایند نظام یافته از روابط متقابل افراد برای دست هیکس و گلیت، یافتن به هدف‌های معین» می‌دانند.
ماکس‌وبر، سازمان را یک رابطه اجتماعی بسته می‌داند که مطابق اصول و ضوابط داخلی آن سازمان برای افراد خارج از آن اجازه ورود در سازمان را نمی‌دهد.
به نظر این دانشمند، دساتیر اجرایی از یک مرکز خاص برای کارمندان داده می‌شود. در یک سازمان باید روابط اجتماعی وجود داشته باشد که بین افراد آن روابط متقابله تأمین شده بتواند. چون گفته شد که در سازمان تنها کسانی شرکت کرده می‌توانند که به اساس یک تعامل خاص، قانون موضوع صدور امر و نهی یک اداره سبب می‌شود تا این نوع اجتماع را از اجتماعات تصادفی و مقررات، اجراات شان با هم پیوند خورده و روابط متقابله بین این افراد تصادفی نمی‌باشد. چون در این نوع سازمان‌ها، مراکز قدرت معین بوده و قدرت در یک محدوده‌ای مشخص تعمیل می‌کردد، بناءً بدون طرح ریزی قبلی در یک محدوده مشخص، از هم تفکیک نمایم. به همین ترتیب در این نوع سازمان‌ها طوری که قبلا دیده شد، سلسله مراتب قدرت و صلاحیت وجود می‌دارد. ماکس وبر سازمان‌ها را از نظر هدف و موضوع نیز تفکیک کرده به این معنا که سازمان با اداره یا تجمع فامیلی کاملا متفاوت است، با وجودی که در تجمع حانوادگی هم آثار و علایم خانودگی وجود دارد، مثلا قدرت والدین بر اطفال و امر و نهی شان، در اجرای امور خانوادگی. به نظر وبر اداره دارای فعالیتهای دوامدار بر مبنای اهداف تعین شده بوده و ازین طریق صلاحیت دارد، برای همین هدف خاص ایجاد شده و تعمیل به آن را بر اهداف الزامی سازد.
به نظر امیتیزیشین، اداره عبارت است از یک واحد اجتماعی که به صورت آگاهانه غرض اجرا به نظرای اهداف خاص ایجاد و بر تشکیل آن تجدید نظر جهت رسیدن به آن اهداف صورت گیرد. موصوف در این مورد از شرکتهای سهامی، اردو، مکتب، کلیسا، محبس و غیره مثال داد، قبیله، قوم فامیل را ازین تعریف مستثنا می‌داند. البته در مورد سازمان علمای مختلف علوم اداری تعریف‌هایی داده‌اند که من به تعریفی که هر یک آنها داده‌اند یکایک نطر نمی‌اندازم بلکه صرف می‌گویم که سایرعلمای اداره در این امر تعریف‌های ارایه کرده‌اند که عبارت‌اند از
ریچارد سکوت، ریچارد هال، هربرت سیمون، بلو و سکوت نامبرده می‌توانیم
هربرت سیمون از اداره عامه چنین تعریف ارایه کرده است:
«سازمان عبارت است از سیستم فعل و انفعالات سلوک و رفتار اجتماعی یک اجتماع انسانی که تمام اعضای آن را شرکت کنندگان سازمانی می‌نامیم. هر یک از اعضا یا گروههای اشتراک کننده در برابر انجام فعالیت، منفعتی به دست می‌آورد».
قرن بیست و یک؛ قرن مدیریت
علمای اداره، قرن 21 را به‌نام قرن مدیریت مسما کرده‌اند و در حیات بشری مدیریت را به حیث یک پدیده مهم و قابل قدر یاد کرده و از جمله اساسی ترین و زیربنای عوامل تولید یاد کرده‌اند. افغانستان عزیز که در این سه دهه یعنی از سال1358 تا1381 و حتا سال1388بنابر عوامل جنگ از هر نقطه نظر تخریبو به ویرانه مبدل شده، فساد اداری به حد اعلی رسیده و عدم نظم و امن، جامعه را به بحران کشانیده است.
زیربناها در جامعه ویران و جامعه در حال هرج و مرج دیده می‌شود. روی این عوامل اداره و مدیریت فاقد تمام برنامه‌ها چه در سکتور عامه و چه در سکتور خصوصی شده است.
برای درک مطالب اداره و مدیریت و این که اداره شامل کدام موضوعات بوده و مدیریت در سازمان چه نقشی را ایفا میکند، لازم است اساسات و موضوعات هر دو بخش یعنی اداره و مدیریت را مطالعه نماییم.
باید گفت که اداره و مدیریت پدیده جدید نیست ولی تحولاتی که در جامعه و ساحه بین‌المللی وارد شده یعنی قرن 19 و 20 رونما شده، خاصتا انقلاب صنعتی موضوعات مورد مطالعه اداره و مدیریت را بر جسته‌تر ساخته و برای انکشاف اداره و مدیریت به حیث یک پدیده اساسی، علمای این رشته جد و جهد نموده و موضوعات مورد مطالعه آن را بهم بافته‌‌اند.
بشر از بدو پیدایش در تلاش بوده تا برای امرار حیات، در مقابل حوادث طبیعی و بشری پنجه نرم کند. کاوش‌‌های علمی در تمام عرصه‌‌های زندگی بشری، علما و دانشمندان را قادر ساخته تا برای رسیدن به اهداف اعلی بشری از طریق به کار بردن نظریات عالمانه در ساحات مختلف زندکی اختراعات نمایند. این نظریات و کاوش‌ها در ساحه تجارت، صنعت، طب و سایر مطالبی که برای بهبود وضع زندگی بشر لازم و ضروری شناخته می‌شود، محدود نمانده و تلاش برآن است تا در برابر موانع و پیشرفت زندگی بشر، وسایل و ابزاری را اختراع کنند که از یک طرف احتیاجات روزمره آنها و از طرف دیگر با استفاده از این وسایل سازمان‌های را ایجاد کنند که به صورت استمرار به کار برده شده و برای نسل‌ها مورد استفاده بماند.
علمای اداره توانستند از طریق ایجاد ابزار‌‌های پیشرفته، دیدگاه‌‌های علمی و ارایه نظریات سودمند، تاجران، پیشه وران، کسبه کاران و صنعتگران را رهنمایی کرده، وسایل و طرق بهتر ساختن تولید و توزیع را ایجاد کرده و در یک سازمان برای همچو مردم آن را جمع آوری نماید.
البته باید گفت که به کار بردن همچو فورمول‌ها و قالب بندی‌ها ایجاب میکند تا افراد مختلف با تجربه و دانش مختلف و سویه‌‌های مختلف علمی و اداری در یک محلی تجمع نمایند و تحت یک نظم خاص، اهداف سازمانی را در ساحه عمل پیاده کنند.
موضوع مطالعه ما را نظم دادن امور در یک سازمان و برای بر آوردن اهداف مشخص، توسط افراد، به کار بردن ابزار و وسایل در یک زمان معین تشکیل می‌دهند. برای رسیدن به این هدف ما ضرورت داریم تا بدانیم اداره چیست و امور اداره چطور منظم می‌شود؟
برای رسیدن به این هدف ما باید بدانیم اداره چیست و چطور توسط مدیر یا مدیران و افراد می‌توانیم به هدف مطلوب برسیم. این مطالعه را اول از دانستن مفهوم اداره آغاز می‌کنیم.
مفهوم و اهمیت اداره
Administration اداره ترجمه شده است. برای درک مفهوم و اهمیت کلمه انگلیسی اداره بد نیست سیر تاریخی آن را از نظر بگذارنیم.
علمای اداره از مفهوم اداره و معنای آن تعریف‌های مختلف ارایه کرده‌اند. در ادوار گذشته، اداره به مفهوم اوامر، هدایات، استعمال زور، احکام، تهدید، تأدیب و بعضا هم مجازات، به کار برده شده. این مفهوم به تدریج به معنا و مفهوم وسیع‌تر استعمال شده است. اداره از طریق امر و نهی، به ذرایع مختلف چون از طریق وسایل تخنیکی مانند استعمال تیلفون و تلگراف، کارمندان اداره را کنترول کرده، صلاحیت و مسوولیتهای شانرا تثبیت کرده، برای کارمندان به ذرایع مختلف صلاحیت اجرای یک عمل یا نهی از اجرای آن، داده می‌شود.
اداره در لغت به معنای امور، انصاف، دایره، آراسته، اهدا، یک پروسه اجرایوی، حاکمیت، مدیریت یا اجرای امور عامه و اجرای امور خصوصی چون تجارت یا اجرای امر یا حکومت، صلاحیت، تنظِِیم اموراداری، مذهبی، عدلی و غیره استعمال و به کار برده شده است.
عده‌ای اداره را به معنای پروسه هماهنگ شده، در یک تشکیل منظم، برای انجام امور و وظایف مشخص شده، معنا کرده‌اند.
عده‌ای هم اداره را عبارت می‌دانند از ترکیب مواد، هماهنگ کردن کارکنان غرض اجرای وظایف معین، غرض رسیدن به اهداف مشخص، از طریق به کار بردن افراد، تعریف کرده‌اند.
برخی از دانشمندان اداره را به مدیریت دانسته‌اند، از طریق کار بر تشکیلات مورد نیاز، سازمان یا تشکیل را در جهش آورده تا به اهداف مطلوب برسند.
برخی عقیده دارند که اداره عبارت از قوه است که در رعایت از پالیسی‌های موضوعه سازمانی، رسیدن به اهداف سازمان را از طریق انجام وظایف بهتر، به سر منزل مقصود می‌رساند.
formal organization یا اداره یا تشکیل رسمی Informal organization و علمای علم اداره به تدریج بین این‌ها تفکیک کرده‌اند.
از اداره رسمی برخی از دانشمندان علم اداره چنین تعریف کرده‌اند: اداره رسمی عبارت است از تجمع افراد، تحت رهبری سلسله مراتب اداری، به منظور تحقق اهداف معینه، از طریق همکاری و اجرای وظایف در سازمانی که صلاحیت‌ها و مسوولیتهای هر اداره و هر فرد در آن سازمان توسط قوانین، مقررات یا طرز العمل‌‌های خاص، تثبیت و اجرای آن وظیفه را ضمنی ساخته است.
به همین ترتیب علمای علم اداره از سازمان غیر رسمی نیز تعریف ارایه کرده و سازمان غیر رسمی را عبارت می‌دانند از تجمع افراد و یا گروپ‌‌های انسانی که غرض انجام اهداف معین و تثبیت شده، بدون رعایت سلسله مراتب اداری، اجرای وظیفه می‌نمایند.
در سازمان غیر رسمی ارتباط افراد آن اداره از غریزه‌‌های اجتماعی و تمایلات طبیعی انسان، تنظیم می‌گردد. ما در مورد سازمان‌های رسمی و غیر رسمی در مباحث آینده به صورت مفصل بحث خواهیم کرد.
طوری که قبلا تذکر داده شد، به هر اندازه‌ای که جامعه تکامل می‌نماید، به همان اندازه روابط بین انسان‌ها از طریق استعمال وسایل مختلف و به کار بردن تکنالوژی جدید، مغلق، مغلق‌تر و پیشرفته‌تر می‌گردد. اداره نیز از شکل عنعنوی بیرون برآمده، نه تنها این که تجارت، صنعت، زراعت، اقتصاد و سایر علوم در حیطه بحث و ارزیابی آن در می‌آید و به همین ترتیب ساحه دید و مطالعه آن وسیع‌تر می‌گردد.
کمیت و کیفیت تولید، نقش حکومت‌ها در تولید و توزیع یا فعالیت مؤسسات عامه و خصوصی در تجارت و اداره امور عامه ماهیت سازمانی و وظایفی را که باید از طریق به کار بردن افراد و ماشین آلات، استعمال وسایل پیشرفته تکنالوژی معاصر انجام دهد، به صورت مشخص نمیتوان برای تمام ادارات در یک قالب و چارچوب معیین، وظایف شان را تثبیت کرد.
هر سازمان اداری چه عامه وچه هم خصوصی بنابر وسعت ساحه فعالیت و تعداد کار کنان آن دارای وظایفی می‌باشند که در بلند بردن کمیت و کیفیت کار آن سازمان، از خود وظایفی می‌داشته باشند که مورد نیاز آن اداره باشد.
می‌دانیم که هر سازمان از خود وظایف و مسوولیتهای دارند که خاصه آن اداره می‌باشد به عباره دگر ما نمی‌توانیم برای تمام سازمآن ها، عامه و خصوصی، کوچک و بزرگ و ظایفی ایجاد کنیم که در همه یک سان تطبیق و تعمیل گردد. وظایف سازمان‌ها بنابر وسعت اجرای امور در نوع فعالیت آن، تعداد کار کنان و اهداف آن، مختلف می‌باشد. روی همین دلیل است که علمای اداره در مورد وظایف اداره و مدیریت نظر مختلف دارند.
در این مقاله موضوع بحث ما وظایف اجتماعی، اقتصادی و سیاسی سازمان نمی‌باشد. بلکه هدف اصلی این مقاله بررسی وظایف اداری و اجرایوی یک سازمان و اموری که متعلق به مامورین وکارمندان آن اداره می‌شود می‌باشد. چیزی که باید به خاطر باشد این است که وظایف هر اداره بنابر وسعت تشکیلاتی و اداری وظایفی را که باید انجام دهد، متفاوت می‌باشد. به هر‌اندازه که یک سازمان بزرگ‌تر است وظایف آن نیز متعدد و بزرگ‌تر می‌باشد، پس این وظایف بنابر بزرگی و کوچک بودن اداره، اهداف اجرایوی و اداری آن فرق میکند. لوتر گولک دانشمند امریکایی علم اداره در سال 1937 نظری را در مورد وظایف اداره ارایه کرد که مورد قبول اکثر دانشمندان علوم اداری و مدیریت قرار گرفته است. موصوف عقیده داشت و ابراز نظر علمی نموده بود که وظایف اداری شامل مطالب و موضوعات ذیل می‌باشد.
به نظر گولک وظایف اداری در این کلمات مخفف خلاصه شده است: (POSDCORB)
1- برنامه ریزی (Planning)
برنامه ریزی عبارت است از پیش‌بینی درست و عملی که از آن طریق می‌توان اجرای آن را غرض حصول اهداف اداره، نایل آمد، باید گفت، ضرور است که اهداف اداره معلوم و مشخص بوده، برای هر فرد و دفتر لایحه وظایف آن مشخص شده وپالیسی مشخص موجود باشد.
وقتی پلان طرح می‌گردد باید از طریق به کار بردن معلومات درست، در احصایه‌‌های موثق در زمان معینه، ترتیب شده وشکل دگمی نداشته باشد یعنی معلومات جدید و موثق بنابر شرایط خاص و انجام فعالیت تعدیل و تغییر یافته بودند. برنامه یا پلان در اداره باید انعطاف پذیر باشد.
2- وضع و ایجاد تشکیل (Organization)
وقتی بنابر ضرورت یک سازمان یا تشکیل که به صورت مترادف استعمال می‌گردد ایجاد می‌شود باید در همچو یک سازمان صلاحیت‌ها و مسوولیت‌ها و حدود و اختیارات هر اداره و هر فرد در آن اداره معین گردد بین ادارات در انجام وظایف و به سر رسانیدن اهداف معینه، ایجاب میکند تا ارتباط و هماهنگی موجود و سبب شکایت و عدم رضایت کار کنان سازمان نگردد.
3- کار مندان اداری (STAFFING)
مطلب از کارمندان اداری، به نظر گولک شامل مراحل استخدام و تربیه کارمندان یک سازمان می‌باشد.
وقتی کارمند در یک سازمان استخدام می‌شود، قبل از استخدام باید شرایط کار، حدود صلاحیت و مسوولیت کارمند، اندازه تحصیل و سایر شرایطی که برای آن وظیفه از طرف اداره تعین شده، در حین استخدام در نظر گرفته می‌شود. موضوع تربیه و انکشاف معلومات کارمند بعد از استخدام، باید در اداره در نظر باشد.
4-هدایت و صدور احکام ( Direction)
اهداف از فرماندهی عبارت از اخذ تصامیم خاص یا عام و شکل و طرز دادن هدایات و مدد احکام غرض به سر رسانیدن وظایف به شکل بهتر و منظم‌تر در اداره می‌باشد.
همه می‌دانیم که وقتی کارمندی در اداره استخدام می‌شود، باید کارمند بداند که آمر در چه خورسند می‌شود، در کدام حدود و نزد چه کسی جوابده بوده و از کدام مرجع بر وی امر و حکم صادر می‌شود.
5- هماهنگی(COORDINATION)
هدف از هماهنگ کردن عبارت است از فعالیتهای که غرض انجام وظایف و تطبیق هدایات جهت رسیدن به اهداف معین سازمانی، باید بین اجرای وظایف و تعین صلاحیت‌‌های هر کارمند، تعادل و ارتباط منطقی وجود داشته و هر واحد اداری مکلف است برای انجام هدف مشترک، با حفظ تعادل منطقی اجرای وظیفه نماید.
6- تامین ارتباطات و راپوردهی (REFORTING+COMMUNICATION)
انجام وظایف بهتر در یک اداره مستلزم شناخت موانع، نارسایی و مشکل در انجام وظایف اداری می‌باشد. می‌گویند تشخیص مشکل، علاج آن را آسان‌تر می‌سازد. وقتی در اداره یا سازمان مشکل تشخیص شد، برای حل مشکل باید علاج آن جست‌و‌جو شود.
راپور دهی یکی از عناصر عمدۀ حل مشکل سازمانی است. در جنگ عمومی دوم راهدار‌‌های امریکایی یا به‌عبارۀ دگر وسایل کشف در راهدارها، کشف کردند که اشیای اجنبی به طرف بندر‌ها در حال آمدن است ولی این معلومات را با سایر ارگان‌های کشفی شریک نکردند تا این که حمله کرد و در حدود 3000 نفر را به قتل رسانید و چندین کشتی PERAL HARBOR طیارات جاپانی، امریکایی را تباه کرد. هر گاه این کشفیات راپور داده می‌شد، امکان زیاد وجود داشت که از تلفات افراد جلوگیری می‌شد. پس موضوع راپور دهی و همکاری در اجرای وظایف از اصول عمدۀ سازمانی می‌باشد.
7- بودجه(BUDGETING)
موضوع تعین بودجه برای انجام و به سر رسانیدن ضروریات، چه در سکتور عامه وچه هم در سکتور خصوصی یکی از ضروریات و اصول عمدۀ اداره می‌باشد. بودجۀ ادارات در افغانستان در هر سال مالی، برای هر ادرۀ دولتی یا وزارت خانۀ یا ریاست مستقل، از طریق جمع آوری احصایه‌‌های دقیق، ترتیب و بعد از منظوری بودجۀ دولت از طرف کابینه، باید از طرف شورای ملی تأیید گردد. بدون بودجه فعالیت ادارات دولتی و خصوصی به رکود مواجه و حتا سازمان از فعالیت باز می‌ماند. از روی تثبیت و تشخیص بودجه چه در دوایر عامه و چه در سازمان‌های خصوصی یکی از ضروریات اول سازمان می‌باشد که از این طریق چرخ‌‌های دواری و سازمانی در حرکت می‌آید. هرگاه بودجه به صورت دقیق، احصایه گیری عملی ترتیب نشود، اداره را به کسر مواجه می‌سازد و امور عامه و خصوصی انجام یافته نمی‌شوند. گولک باید در این فورمول خود موضوع کنترول و رهبری را نیز می‌گنجانید ولی بنابر این که موصوف به این عقیده بود که این شکل از طریق پلانگذاری دقیق و راپور دهی ریا، و تصنیف علمی بودجه، موضوع کنترول و رهبری را احتوا می‌نماید و بناءً ضرورت به ذکر کنترول در رهبری، هرگاه عناصر فوق الذکر در اداره عملی شود، دیده نمی‌شود.
EDWIN B. FLIPPRدر سال 1971 وظایف اداره یا سازمان را به دو دسته ذیل تقسیم بندی کرده بود. دسته اول به نظر او وسایل پلانگذاری، تشکیل سازمانی، رهبری و کنترول وظایف، دسته دوم شامل خریداری و پرسونل، توسعه و ترویج، پرداخت غرامت، همبستگی و نگهداری می‌باشد.
در یونان باستان که به حکومت‌‌های شهری منقسم بود، متوجه این موضوع شده و برای پیشبرد امور اداری، علمای آن زمان کدر‌‌های اداری را در مسایل شهری و نظامی تربیه می‌نمودند.
اما تا زمان انقلاب صنعتی قرن 18 و 19، امور در دوایر به وسایل ساده انجام می‌شد، دامنه کار و استخدام آن قدر انکشاف نیافته بود و موضوع تخصص هم به‌میان نیامده بود ولی انقلاب صنعتی که عصر اختراع ماشین است، زمینه کار را برای مردم در یک مرحله انکشاف داد، ولی آنانی که به ماشین دسترسی نداشتند، کار هم برای شان در ساحات تخنیکی و عملی میسر نبود.
با حلول عصر انقلاب صنعتی، مسایل بغرنج و تنوع در تمام ساحات از آن جمله مسایل اداری نیز تغییر کرده و در اداره ماشین‌‌های مختلف به کار برده شد که نیاز برای کارمندان همچو ماشین‌ها در اداره پیدا شد.
این کشفیات خاصتاً بین دو جنگ جهانی و بعد از آن به سرعت مسایل اجتماعی، صنعتی و سیاسی را متحول ساخت و برای تولید بیشتر ابزار جنگی و ماشین‌‌های پیشرفته جنگی نیاز بیشتر شد ولاجرم موضوع استخدام همچو افراد در اداره محسوس گشت.
البته اختراع ماشین‌‌های پیشرفته جنگی ایجاب اداره در استخدام آن را نیز می‌نمود که در نتیجه ضرورت شدید به اشخاص مسلکی و فنی در اداره محسوس شد.
البته برای ایجاد و اختراعات در زمینه ادارۀ تولید و توزیع در همچو کشور، توجه زمامداران مبذول گشت و پوهنتون‌ها توجه شانرا برای تعلیم و تربیه همچو کارمندان و اشخاص مبذول داشتند.
ROBERTOWN از جمله دانشمندان نامور انگیسی بود در سال 1858 که او را به حیث بنیان گذار، ادارۀ صنعتی می‌نامند، در امور استخدام کارمندان، مزد یا معاش، اهمیت کار، روابط کار اتحادیه‌‌های کارگری، نظریات سودمندی ارایه کرده. در حقیقت او را در علم اداره بنیان گذار نظریات نوین می‌شناسند.گرچه نظریات علمی این عالم از طرف زمامداران آنزمان به مخالفت قرار گرفت ولی در نهایت نظریاتش را پذیرفتند و تطبیق نظریات علمی این دانشمند موجب انکشاف علم اداره شد. که در سال 1890 ممد انقلاب صنعتی قرار گرفت.
FREDRICK W TAYOR از جمله بنیان گذاران کلاسیک ادارۀ صنعتی اثری نوشت، نظر این دانشمند، مرحله جدیدی را در علم اداره تاسیس نمود. نظریات علمی تیلور، در تحقق بخشیدن اهداف انقلاب صنعتی مؤثر و مفید افتاد و تعدادی زیادی از پوهنتون‌ها نظریات این دانشمند را غرض تربیه کارمندان اداری در سازمان‌های صنعتی، تدریس می‌کردند. تیلور انسان را به ماشین تولید در ادارات صنعتی مشابهت می‌داد و یک سلسله قواعدی را وضع کرد تا از طریق تطبیق نظریات او از کارمندان می‌توانند وظایف خود را به صورت مفید و مؤثر انجام دهند.
تیلور معتقد بود تا با کارمندان در موسسات صنعتی مانند ماشین در ساحه کار معامله شود. نظریات او به صورت خلص عبارت بود از استفاده اعظمی از نیروی فزیکی یک کارمند. او اصول ذیل را وضع کرده بود:
اگر یک کارگر به دو دست کار کند می‌تواند بیشتر تولید کند او عقیده داشت که نباید کارگر صرف از یک دست یا یک پا در به کار‌انداختن ماشین کار استفاده کند. هر گاه با دو دست یک کارمند کار کند محصول کار او بیشتر خواهد بود.
تیلور به این عقیده بود که هرگاه نور کافی در اطاق کار باشد، ماشین آلات کار در دسترس او قرار داشته، بعد از هر دو ساعت کار برایش ده دقیقه غرض صرف کافی رخصت داده شود و در برابر فی واحد تولید برایش مزد داده شده و برای کسانی که بیشتر تولید می‌کنند، بخشش یا تحفه داده شود، برای کارگر رخصتی‌‌های با معاش و سایر امتیازات داده شود، تولید در مؤسسات صنعتی انکشاف می‌یابد. نظر این دانشمند برای نیم قرن موجب شد تا تولید در فابریکات صنعتی انکشاف نماید، و از طریق تعلیم علم اداره توانست خدمات شایانی انجام داده و سیستم‌‌های جدید اداره و مدیریت ایجاد شد ولی در یک مرحله نظر او به طوری مفید و مؤثر در ساحه تولید نیفتاد و دانشمندان علم اداره را متعجب ساخت و در صدد برآمدند تا علت اصلی این عدم مفیدیت و مؤثریت تیوری تیلور را پیدا کنند. در این باره بعداً صحبت خواهیم کرد.
به تعقیب تیلور، نویسندگان اداره در بارۀ اهمیت ادارۀ و مدیریت آثار گران‌بهای به رشته تحریر درآوردند.
در سال 1832 اثری تحت عنوان (صرفه جوئی صاحبان صنایع) نویسنده انگلیسی به نام Charles Babbage قبل از تیلور به رشته تحریر در آورده بود که در انکشاف علم اداره مفید و مؤثر واقع شده بود.
Henry town در سال 1882 تخنیک‌ها و روش‌‌های جدید اداره را در امور به صنعتی پیشنهاد کرده بود که مورد توجه خاص قرار گرفت و سپس تیلور مدیریت علمی را به رشته تحریر درآورده بود به تعقیب تیلور Henry fayol در سال 1949 بعد از جنگ جهانی دوم در مورد تقسیم کار در مؤسسات صنعتی اثری به رشته تحریر در آورد.
این اکتشافات در ساحه اداره و مدیریت موجب انکشاف سایر علوم شد.
اختراع کمپیوتر در سال 1960 انقلاب جدید در انکشاف علم اداره و مدیریت شد که تا امروز به سرعت پیشرفت کرد و مورد استفاده روش‌ها وتخنیک اداره و مدیریت گشته است.
بهتر است در این حصه پرسیده شود کدام شخص در سازمان می‌تواند، تشکیل را از مشکلات برهاند؟ در جواب باید گفت که منیجر دانا و توانمند که مورد تأیید مؤسسین سازمان بوده و او می‌تواند سازمان را انسجام بخشد
اگر باز پرسیده شود که منیجر چطور می‌تواند برای یک سازمان، سازمان بخشد؟ در جواب گفته می‌توانیم که مدیری می‌تواند از طریق به کار بستن منابع انسانی و مادی، منابع انسانی سازمان را در مسیر اهدافش برساند
در این راستا می‌تواند از طریق سازگار ساختن فعالیت‌ها در سازمان و به کار بردن نیاز‌‌های اعضای سازمان را با محیط خارج سازگار سازد. پس با به کار بردن اصول مدیریت که شامل
پلانگذاری، سازماندهی، به کار بردن منابع بشری و مادی، رهنمایی، نظارت و کنترول است، سازمان را به بهترین وجه تأمین کرد.
بد نیست از مدیریت تعریفی ارایه کرد:
مدیریت عبارت از تغییر به سوی هدف و استفاده از میکانیزم قابل استفاده، و به کار بردن منابع مادی و انسانی در پلان سازی، سازماندهی، به کار برد منابع و امکانات، رهنمایی و کنترول به غرض رسیدن به اهداف سازمانی بر مبنای نظام قابل قبول.
این تعریف شامل اجزای اساسی ذیل می‌باشدکه با به کار بردن مفاهیم کلی نظری و عملی (فن) زیربنایمدیریت را تشکیل می‌دهد:
1. مدیریت تغییری است به سوی هدف از طریق به کار بردن میکانیزم درست؛
2. مفهوم زیر بنای مدیریت، هدایت تشکیلات انسانی است؛
3. مدیریت مؤثر، تصامیم مناسبی سنجش‌‌های علمی و مسلکی اتخاذ می‌نماید که از اثر آن نتایج مطلوب به دست می‌آید؛
4. مدیریت کار آمد را تخصص و مصرف مدیرانه منابع می‌گویند؛ و
5. مدیریت بر فعالیتهای هر فرد تمرکز دارد (کارلبنل).
اول- آیا مدیریت علم است یا هنر؟
گفتیم امروز در تمام جهان خصوصاً کشور‌‌های صنعتی مضمون مدیریت شامل پروگرام‌‌های رسمی پوهنتون‌ها گردیده و به گونه‌ای درآن اداره و مدیریت تدریس می‌شود. خاصتاً بعد از جنگ جهانی اول و دوم که بشر به مؤسسات صنعتی ضرورت داشت تا غرض تولید مؤثر، طرق مختلفی را ایجاد کنند از کار برد آن تولید را ازدیاد بخشیده و احتیاج را مرفوع سازند بناءً از یک طرف مجبور بودند مساله دانش مدیریت را انکشاف دهند و از طرف دیگر آن دانش را در عمل پیاده کنند.
سوال اینجاست که ما امروز از مدیریت چه می‌دانیم؟ آیا دانش مدیریت تا کدام حد علمی است. در نهایت آیا مدیریت علم است یا هنر؟
مدیریت را برخی از علمای اداره اظهار نظر می‌کنند که می‌توان از طریق آموختن، یادگرفت پس آنچه از طریق آموختن می‌آموزیم آن را علم مدیریت و آنچه را موجب به کار بردن معلومات در شرایط مختلف می‌گردد فن یا هنر مدیریت می‌نامند. خلاصه این که باید گفت، علم آموختن است و هنر توانستن است یا به اجرا در آوردن.
ما می‌دانیم که از طرق به کار بردن علم با استفاده از پول، مواد، محصولات، خدمات و کارمندان که همه متغیر‌اند، سروکار دارد، آسان نیست که موارد فوق را به آسانی پییش‌بینی کنیم و آن را با معیار‌‌های علمی منطبق سازیم ولی باز هم باید مدیر همواره در تلاش باشد تا از طریق استفاده از روانش، عمل را در اداره آسان ساخته و در علمی ساختن مدیریت بذل مساعی نماید.
چیزی که برای مدیر سوال پیدا میکند این است که بداند در کدام حالت و چطور و از طریق به کار بردن کدام وسایل و آموزش می‌تواند یک مدیر مؤفق یا مؤثر بوده می‌تواند؟ برای جواب گفتن به سوال باید مدیر در قدم اول بیاموزد و کسب علم اداره را مطالعه کند و بعد از فهم علم اداره، دانش خود را در مؤفقیت و مؤثریت اداره و مدیریت به کار‌اندازد. بناءً موضوع پرورش مدیر از طریق آموختن و به کار بستن آموزش، در عملی کردن آن مدیر می‌تواند به مؤفقیت دست یابد و اجرای امور را مطابق اساسات علمی، غرض مؤثر ساختن امور توسط کارمندان تربیه شده و دانا، مؤثر و مقید سازند تا از آموختن علم اداره کارمند توانا شود که اجرای امور را با اساسات علمی مطابقت داده و به حیث یک مدیر مؤثر و مؤفق به در آید.
دوم- آموختن مدیریت
گفتیم یک مدیر مؤفق هم بیاموزد و هم دانش خود را در معرض اجرا قرار دهد تا به حیث یک مدیر مؤفق و کامیاب در اداره تبارز کند. از این جمله چنین استنباط شده می‌تواند که ما مدیریت را اول می‌آموزیم یا به عباره دگر دانش مدیریت را در کتب مدیریت و پوهنتون می‌آموزیم و سپس آموزش خود را در عمل پیاده می‌کنیم یا به کار می‌اندازیم. عده‌ای را عقیده بر این است که ما از طریق تجربه می‌آموزیم. درس است که از طریق تجربه هم آموخته می‌شود ولی مدتی را که در کار تجربه صرف می‌کنیم نسبت به آموزش علمی آهسته‌تر می‌باشد و زمان بیشتر به کار است.
کار فرما کارگری را به کار دارد تا از طریق دانش عملی را انجام دهد زیرا زمان در اصطلاح آمریکایی پول است. می‌دانیم که کارمند در مقابل کار خود، مزد می‌خواهد، هر قدر مدت زیادتر بر تولید کار برده شود به همان اندازه مزد کارگر یا کارمند بیشتر پرداخته می‌شود و بر قیمت جنس تولید شده می‌افزاید که در نهایت جنس باید در بازار به قیمت بلندتر عرضه شود که در نهایت با جنسی که در کمپنی‌‌های دیگر تولید می‌شود، رقابت کرده نمی‌تواند و در نهایت سبب سقوط و از بین رفتن کمپنی می‌کردد.
به همین ترتیب تنها آموختن تیوری‌‌های علمی مدیریت بذات خود، با وجودی که دانش مدیر را تقویه میکند ولی در عمل پیاده کردن آن تجربه به کار دارد، پس دانش تیوریک و تجربه عملی را اگر با هم یکجا سازیم، کارمند می‌تواند تولید بهتر و مؤفق‌تر داشته ومؤثریت را در اداره تقویه بخشد.
اگر گفتار فوق را خلاصه کنیم می‌توان گفت که دانش نظری آنگاه مؤفق به کار برده شده می‌تواند که آن را در عمل و تجربه تکراراً به کار اندازیم. روی همین دلیل است که در پوهنتون‌های که اداره و مدیریت تدریس می‌شود شاگردان از طریق تجربه به حل قضایا مساعدت می‌نمایند.
چیزی که برای کارفرما مهم است حفظ کارمند باهوش در یک اداره است. هر گاه کارمندی که در پوهنتون آموخته، نداند که آموزش را در ساحه عمل پیاده کند، کارمند خود را دست وپاچه یافته و ضعف ناراحتی احساس کرده، برای خروج ازین انجماد باید کار کند، از روی تجربه و تمرین کار عملی را بیاموزد. از طریق تکرار تجربه، کارمند بیشتر می‌آموزد در نهایت از این انجماد خارج شده و با موفقیت بدر می‌آید
سوم- ارزش و اهمیت مدیریت
از تشریحات گذشته آموختیم که مؤسسین کمپنی‌ها و صنایع، از طریق استخدام مدیران با دانش و تجربه، زمینه تکامل بعدی و رشد صنایع را میسر می‌سازند. در سابق عده‌ای را عقیده بر این بود که مدیران، بعد از آموزش علم مدیریت می‌توانند به صورت مؤفقانه بدون رهبری و کارهای عملی یا تجربه، وظایف شانرا انجام دهند.
مگر دانشمندان علوم اجتماعی را عقیده برآن است که در پهلوی آموزش علم مدیریت، تجربه شرط اساسی یک مدیر مؤفق و مؤثر می‌باشد.
Peter F Drcker در سال 1964 کتابی The effective executive تحت عنوان مدیر مؤثر به رشته تحریر در آورد. او معتقد بود که علت مؤفقیت و عدم آن کمپنی‌ها در تفات مدیریت سازمانی آنها نهفته می‌باشد. او عقیده داشت که حیات و ممات یک سازمان در مدیریت آنها نهفته است.
Herold kuntz عقیده داشت که مهمترین زمینه فعالیت انسانی در سازمان‌مدیریت می‌باشد. و او معتقد بود که وظیفه اصلی یک مدیر، در هر سطح و در تمام واحدهای اداری، تجارتی و صنعتی عبارت از این است تا برای کارمندان محیطی را آماده سازد که در آن کارمندان به صورت دسته جمعی با هم کار نمایند تا به اهداف معینه سازمان، نایل آیند.
با ذکر این مختصر بد نیست حال به سیر تاریخی مدیریت، نظر اندازیم.
چهارم- سیر تحول مدیریت در مرور زمان
مسلم است که دانش موجودۀ علم مدیریت مولود زحمات کاوش‌‌های دانشمندانی است،که در انکشاف و توسعه علم مدیریت عرق ریزی کرده‌اند. روی این دلیل ایجاب میکند تا نظریات علمای دورههای مختلف را در این حصه به صورت اختصار به خوانش گیریم.
مکتب کلاسیک اداره ومدیریت
اگر مکتب کلاسیک ادارره و مدیریت را به دقت ارزیابی کنیم می‌توان ازین بخش‌ها نام برد:
1- مکتب نظریه علمی مدیریت THE SCINTIFIC MANGMENT THOERY
THE PROCESS THEORY OF MANAGEMENTنظریه مدیریت اصول‌گرایان
2-The theory of Bureaucracy نظریه بیوروکراسی.
Richard Doff از کتاب مبانی سازمان و مدیریت، نوشته محمد رضادلودی و داکتر مهدی جمشیدیان، چاپ دوم ناشر امیدوار صفحه 70 سال 1380 70
I bid
I bid
I bid
Public َAdministration, Herbert Simon
Planning, Organizing, Directing, Controlling, Procurement, Development, Compensation, Integration, Cohesion, Maintenance.
Garner page 34 year 1972
Gulick William Financial management ,The Dryden press p. 1977
تیوری عمومی مدیریت و تغییر به سوی هدف مدیریت هر یک به صورت جداگانه ولی تقریبا در یک مقطع زمان به میان آمد و ماکس وبر تیوری بیوروکراسی را ارایه کرد که برای تقریبا بیش از نیم قرن غرض مطالعه ساختار سازمانی و کارکرد از آن استفاده به عمل می‌آید.
1- Scientific Management Theory
در اواخر قرن نوزدهم، عده‌ای از دانشمندان تلاش کردند تا از طریق به کار بردن پرنسیپ‌ها مدیریت را از طریق علمی در«طراحی شغل» به شکل علمی در آورند. تلاش این گروه در آن بود که خواستند ازطریق کاوش‌‌های روان شناسان صنعتی یا «رویه‌‌های آزمایشی انتخاب کارمندان» به کار ببردند. هدف از مطالعات این گروه تلاش داشت تا بر «طراحی اثر بخش کارمندان» مطالعات خود را متمرکز سازند.
تیلور اصول ذیل را در مدیریت علمی خود پیش‌بینی نموده بود:
1- اصول علمی باید جایگزین محاسبات سرانگشتی شود؛
2- در عوض نشست در عمل باید در فعالیت گروهی هماهنگی به عمل آید؛
3- جلب همکاری افراد در عوض آشفتگی حاصل از فردگرایی؛
4- تلاش به منظور حد اعظم رسانیدن تولید؛ و
5- تلاش به منظور رشد کارکنان و سازمان.
سایر مطالبی را که تیلور و همکارانش به غرض تطبیق تیوری شان ارایه کردند جنبه میخانیکی دارد.
2- تیوری اصول گرایان یا وظیفه گرایان
در دوران جنگ جهانی اول در سال 1917 هنری فایول دانشمند فرانسوی تجاربی را که در بخش مدیریت انجام داده بود آن را به حیث وظایف مدیریت منعکس ساخت. به عقیده فایولسازمان یک واحد بوده و فعالیتهای سازمانی را به شش کتگوری تقسیم کرده بود که عبارت‌اند از:
رشته فن (تولید)، تجارتی(خرید، فروش، مبادله، مالی تعیین منابع مالی و مصرف بودجه)، امنیتی (حفاظت از اموال و افراد)، حسابداری(تعین وضع موجود مالی)و وظایف مدیری(پلان سازی،سازمان دهی، هماهنگی و کنترول). از جمله شش دسته از فعالیت‌ها، فایول بر موضوع ششم دسته اخیر که به نام مدیریت شهرت یافته، بیشتر تعمق ورزیده است. او عقیده داشت که «در امور مدیریت هیچ چیز مطلق نیست» روش‌ها و فنون خود را که از طریق تجربه بدان نایل گشته بود و فکر می‌کرد که در به کار انداختن آن سازمان تقویه می‌یابد و برای انجام وظایف مدیریت مفید خوانده بود. این اصول را به چهارده دسته خلاصه کرده بود که عبارت‌انداز:
1- تقسیم کار((Division of work
به عقیده موصوف هرگاه در مقدار کارهایی که یک کارمند انجام می‌دهد، آن را در یک محدودة معیین انجام دهد و مسوولیتهای او معلوم و مشخص باشد، سبب افزایش مهارت و بهبود اجرات‌اش می‌گردد.
2- صلاحیت(Authority)
صلاحیت یا اختیار عبارت است از حق صدور و اوامر به غرض به اجرا در آوردن آن به کمک دادن بخشش یا پاداش و مجازات. این حالت زمانی صدق کرده می‌تواند که مسوولیت و صلاحیت باهم تناسب داشته باشند.
3- وحدت فرماندهی(Unity of Commend)
در یک سازمان کارمند باید بداند که صلاحیت و مسوولیت خود را از کدام نفر می‌گیرد. به عبارت دیگر مدیر بداند که نزدچه کسی در سازمان مسوولیت دارد و از کدام شخص هدایت می‌گیرد.
4- وحدت مدیریت(Unity of Direction)
در هر سازمان باید اجرای یک عمل به یک نفر داده شود و او مسوول هماهنگ ساختن تمام فعالیت‌‌هایی می‌باشد که دارای اهداف واحد بوده و آن را مدیرة، هماهنگ ساخته و رهبری می‌نماید.
5- تابعیت منافع فردی در برابر منافع جمعی
(Subordination of individual interests to general interests)
هدف از این دستور این است تا در یک سازمان منافع فردی در برابر منافع جمعی قرار نگیرد. یا به عباره دیگر منافع جمعی بر منافع فردی رحجان دارد. مدیر موفق و موثر آن است تا بین منافع جمعی و فردی در یک سازمان همبستگی به وجود آورد.
6- در برابر خدمت باید کارمند مزد بگیرد(Remuneration of personnel)
هر سازمان موفق باید در برابر کاری‌که کارمند انجام می‌دهد، معادل کارش و با درنظر داشت کفایت کار و استعدادش باید مزد بگیرد. سازمان مکلف نیست برای هر مدیر عین معاش را بدهد. او می‌تواند برای مدیر موقف موثر زیادتر از سایر مدیران در عین کتگوری مزد بدهد.
7- مرکزیت(Centralization)
باید سازمان‌ها از طرف یک مرکز واحد رهنمایی نشوند. نباید تصور کرد که این اصول مانع عدم مرکزیت می‌گردد.
منظور از تمرکز در این حصه این است که مرکز واحد فرماندهی موجود باشدکه متناسب به اصول و شرایط، قسمتی از صلاحیت‌ها را به ارگان‌های محلی با فعالیتهای رده‌‌های پایین سازمان، انتقال دهد. باید این انتقال قدرت و مسوولیت به سازمان‌ها و ادارات تحتانی متناسب باشد. هدف از این انتقال و یا نظارت از رفتار افراد به غرض به کار انداختن قدرت اجرایی کارمندان جهت بهبود کارشان می‌باشد.
8-سلسلهمراتب(Scalarofchain)
این نظارت از راس هرم اداری آغاز و به قاعده‌ای هرم می‌انجامد. روابط بین ادارات فوقانی با دوایر تحتانی باید با دوایر مربوط هر ریاست یا مدیریت صورت گیرد. یعنی آمر بخش مربوط با زیردستانش در همان بخش از طریق سلسله مراتب صورت می‌گیرد. هرگاه این رابطه، از حد لازم زیاده‌تر شود، موجب بطائت در کار زیر دستان می‌گردد و تصمیم گیری‌ها را طولانی و کند می‌سازد.
9- نظم (Order)
برای پیشبرد امور اداری در سازمان‌ها، تأمین نظم بر افراد سازمان و تکمیل تجهیزات آن، به منظور انتظام امور امر حتمی پنداشته می‌شود. گفتیم تأمین نظم افراد در سازمان، ایجاب می‌نماید تا اشخاص مطلوب با در نظر داشت کفایت و لیاقت شاننه بر مبنای روابط شان با آمر اداره صورت گیرد، یعنی باید ضوابط بر روابط در انتخاب و تقرر اشخاص در اداره جداً رعایت شود.
به همین ترتیب باید تجهیزات به جای مناسب آن قرار گرفته و جنس درست تهیه یا خریداری شودکه از کیفیت عالی بر خوردار باشد.
10- عدالت(Equity)
هرگاه با کارکنان در یک سازمان اداری رفتاری صورت گیرد که با وی انصاف و عدالت به صورت لازم آن، به جا شود، از یک طرف شکایت کارمندان نخواهد برآمد و از طرف دیگر ذوق و علاقة او را به اداره و کار بر خواهد انگیخت. چیزی که در انتصاب کارمندان خیلی موجب دلگرمی شان در کار و اداره می‌گردد، همانا رفتار آمر با کارمندان زیر دست، از روی عدالت و انصاف است. یعنی نباید کار یک کارمند نادیده گرفته شده، به او بدون موجب و بیش از حد جدی و آمرانه معامله شود.
11- تداوموثبات کارمنددر اداره(Stability of tenure of personnel)
کارمندیکه در اداره تقرر می‌یابد، در صورتی که واجد شرایط کاری بوده و دارای لیاقت، استعداد و پشتکار باشد، امیدوار می‌باشد. تا در همان اداره کارش دوام کرده و صاحب حق دوام در کار شود. بناءً کارمند به تطابق محیط سازمان و خواسته‌‌های آمر و سایر کارمندان آن سازمان، می‌داشته باشد و توقع دارد در آن سازمان بر امور کاری خود تسلط پیدا کرده و سازمان را از نتایج کار خود بهره‌مند سازد. از این جهت وقتی کارمند به این پختگی و مهارت می‌رسد، توقع دارد تا در سازمان جایی به خود اختصاص داده و از موقوفی و یا تبدیلی بدون علت در امان باشد. چون سازمان بر همچو کارمند، در قسمت تعلیم و تربیه او مصارفی به عمل می‌آورد و از طرف دیگر از تجارب کاری و آموزش او در بلند بردن محصول کار مستفید می‌شود، از این جهت باید، کارمند از ثبات و تداوم در کارش مطمین باشد. در غیر آن روحیه کارمند تضعیف شده و مصارفی که سازمان بر همچو کارمند به عمل آورده به هدر نخواهد رفت.
12-ابتکار درعمل(Initialize)
می‌دانیم که سازمان از محصول کاری که کارمند موفق و با کفایت بهره می‌برد و هرگاه کارمند در اجرای امور و پیشبرد کار سازمانی خویش دست به ابتکاراتی میزند که از اثر آن، سازمان مستفید می‌شود، باید همچو کارمندانی که در اجرای کار از خود ابتکار نشان می‌دهند که موجب بلند بردن تولید با موفقیت اجرای امور آورده، برایش اطمینان دهد که از محصول کار او راضی بوده و تشویقش کنند. این نوع تشویق به ذرایع مختلف انجام یافته می‌تواند. مثلاً در حضور سایر کارمندان از اجراات او به قدردانی یادآوری شده، ذریعه مکتوب رسمی از نزدش تشکر کرده یا در نهایت از طریق پرداخت معاش تشویقی از او ابراز رضایت نماید. این تشویق کارمند را بیش ازپیش در علاقه به کارش و اجرای امور سازمانی مصمم می‌سازد.
13- احساس از خودی (Spirit of confidence)
کارکنان یک سازمان باید احساس همبستگی و وحدت در اداره پیدا کنند. کاردسته جمعی را باید مدیر تشویق کند تا در تحقق اهداف سازمان به صورت دسته جمعی، کارمندان خود را مسوول احساس کنند. این وحدت عمل و نظر موجب استحکام امور در سازمان شده می‌تواند در تحقق اهداف سازمانی بیش از پیش جد و‌جهد نمایند. البته کارمند از این طریق می‌تواند به اهداف فردی خود در سازمان دلگرمی پیدا کند.
هدف فایول از ارایه نظریات و مطالب فوق‌الذکر این بود تا بین امور مدیریت و فعالیتهای فنی، تجارتی و مالی متمایز باشد.
پنجم: تیوری بیوروکراسی(The theory of Bureaucracy)
دیدیم که هنری فایول و فرد ریک تیلور بر جنبه عملی مدیریت نظریات شان را متمرکز ساخته بودند تا در سازمان‌ها مفیدیت و موثریت تقویه شود، Max weber بین سالیان 1920_1864 توجه خود را به طرف ساختار مناسب سازمان‌ها معطوف ساخته بود. نظریات وبر جامعه شناس المانی، تا سال1920 در سایر ممالک اروپایی و امریکایی به اوج خود رسیده بود، زیرا آثارش به زبان المانی نوشته شده بود بعد از 1920 آثارش به انگلیسی ترجمه شد و مورد پذیرش ساحه صنعت و تجارت قرار گرفت.
نظریات ویبر با نظریات تیلور و فایول از جهت مخالفت داردکه این دانشمند بر مسایل شکل‌گیری مدیریت فهرست و ویژگیهای مدیریت بیوروکراتیک توجه نموده بود در حالیکه نظریات تیلور و فایول بر عملکرد سازمان مبذول گشته بود.
برای دانستن مفهوم و معنای بیوروکراسی بد نیست مفهوم و معنای بیوروکراسی و این که منظور ویبر در سازمان‌های بیوروکراتیک چه بود، کمی عطف توجه نماییم.
کلمه بیوروکراسی یا سازمان بیوروکراتیک، زمانی‌که و بر این موضوع را مورد مطالعه خود قرار داده بود، جنبه منفی نداشت. بیوروکراسی به کارمندان در یک سازمان افاده می‌شود. اگر به صورت اخص گفته شود، بیوروکراسی به کارمندانی اشاره می‌شود که در سازمان اداری عامه یا خصوصی در موقف قدرت قرار دارند. بناءً‌هر سازمان بزرگ عامه یا خصوصی از خود کارمندانی دارند که در موافق مختلف قدرت اجرای وظیفه می‌نمایند، مثلاً در قدرت نظامی، و ادارات استخدامی دولت کارمندان خاص اجرای وظیفه می‌نمایند. اگر این اصطلاح را در بخش عامه یا حکومت به کار بریم، بیوروکراسی به کارمندان خدمات ملکی اطلاق می‌شود. باید متوجه بود که هدف ما در این حصه کارمندان خدمات ملکی در حکومت است نه سیاست مداران، به عبارة دیگر کارمندان هم در نظام عامه اجرای وظیفه می‌نمایند که تابع قوانین خدمات ملکی نمی‌باشد. این نوع کارمندان را به نام کارمندان سیاسی حکومت می‌نامند که تابع قانون خدمات ملکی نبوده، با آمدن نظام جدید این نوع افراد تابع رییس حکومت یا دولت می‌باشند که با شخص صدراعظم یا رییس جمهور حیات ماموریت شان تعلق می‌داشته باشد.
کارمندان اداری شامل کارمندانی می‌باشند که مطابق قانون کارکنان خدمات ملکی به وظایف اداری، انتصاب می‌شوند و تابع آن قانون می‌باشند. البته در سکتور خصوصی، شرکت‌ها و کمپنی‌‌های اعضای هیات مدیره و سهم‌داران تابع اساسنامه شرکت بوده، آنها شامل بیوروکراسی یا پرسونل اداری شرکت نمی‌باشند. وقتی ما از کارکنان مباحث خود را آغاز کردیم، آنگاه بر اساس استخدام کارمندان، حقوق و امتیازات شان و سایر مسایل مربوط آن در حدود احکام قانون خدمات ملکی یا کارمندان دولت و در شرکت‌ها برمبنای اساسنامه آن صحبت خواهیم کرد.
ششم: مکتب روابط انسانی
ما از نظریات علمای کلاسیک اداره صحبت کردیم، قسماً آن را تشریح نمودیم. وقتی ما از سازمان‌های رسمی صحبت می‌کنیم، دیده می‌شود که در بطن سازمان‌های رسمی، سازمان‌های غیر رسمی هم پرورانیده می‌شود. در هر سازمان رسمی یا غیر رسمی انسان مطرح بحث است. وقتی عنصر انسانی در یک سازمان مطرح است، وقتی عنصر انسانی در یک سازمان مطرح است، روابط بین انسان‌ها نیز باید از نظر دور نباشد. همین علت است که دانشمندان وقتی بر سازمان‌های توجه می‌دارند، می‌خواهند دریابند که چه عوامل در موفقیت و عدم موفقیت سازمان نقش دارد. نباید فراموش کنند که در بطن سازمان‌ها روابط بین کارمندان به میان می‌آید که خارج از حیطه تشکل رسمی سازمان می‌باشد. البته در یک شکل جداگانه ما انواع سازمان‌ها را مورد مطالعه قرار خواهیم داد. در این حصه هدف ما از روابطی است که بین انسان در یک سازمان به میان می‌آید و این که این روابط را چطور مورد نظر قرار داد و ما نظریات علمای کلاسیک را از نظر گذشتاندیم. چیزی که در آن زمان مورد توجه علمای کلاسیک در سازمان، از نظر افتاده بود، روابط انسانی بود. نظریات تیلور و سایرین را دیدیم که آنها بیشتر در سازمان عطف توجه شان را به مسایل عملی مدیریت مبذول داشته بودند ولی پیروان مکتب روابط انسانی در دوران به ظهور پیوست که رکود اقتصادی در غرب به وقوع پیوسته بود. دانشمندان با وجودی که در سازمان‌ها نظریات تیلور و فایول تطبیق می‌شد، دریافتند که تولید معادل توان فزیکی کارمندان به دست نمی‌آید.
دانشمندان گروه هارورد ضمن تاکید بر جنبه‌‌های انسانی مدیریت می‌خواستند جوانب فنی و انجنیری جنبش مدیریت علمی را در معرض تجربه قرار دهند ولی دریافتند که مدیریت باید توجه خود را بر افراد در سازمان متمرکز سازند و متغیر‌‌های اجتماعی را موثرتر از متغیر‌‌های فزیکی در سازمان دریافتند.
در این تجربه چند کارمند (5 نفر) را در یک اطاق کار موظف ساختند تا به تولید سوچ بورد تحت شرایط ذیل اقدام کنند. هیچ کارمند تحت اثر کارمند دیگر نمی‌باشد، هرکارمند مطابق تولید خود مزد می‌برد و در نهایت برای کارگران گفته شده بود که در بین هر دو ساعت کار ده دقیقه تفریح مستحق هستند. زمانی کارگران به تولید سوچ بورد آغاز کردند، مشاهده شد که کارمندان مطابق توانایی خود تولید نداشتند و بالاخره در نتیجه معلوم شد که کارمندان بین خود یکی را به حیث لیدر خود تعین و یک سلسله قواعد غیر تجربوی وضع کرده بودند که کارمند را به اجرای آن مکلف ساخته بودند، مثلأ هیچ کارمند نباید از حد تعین شده زیادتر تولید کند و هیچ کدام حق ندارند از جریان موافقه شان به مدیر را پور دهد. این شکل غیر رسمی در داخل سازمان رسمی یک کشف جدید بود که در مخالفت با نظریه پیروان مکتب علمی تیلور و فایول و سپس نظریات ارویک و گولک قرار گرفت.
چیزی را که پیروان مکتب رسمی اداری نادیده گرفته بودند خصلت و کردار انسانی در سازمان‌های رسمی بود. البته بعداً ما روش انسانی را در سازمان‌ها طور مفصل بحث خواهیم کرد.
به نظر عده‌ای دانشمندان که می‌خواستند نظریات مکتب علمی را خنثا کنند، عقیده داشتند که وظیفه عمدة مدیر جلب توجه است بر افراد در سازمان و باید طوری که ذکر شد، متغیر‌‌های اجتماعی در سازمان نسبت به متغیر‌‌های فزیکی موثرتر باشد.
